Join our team | Executive Assistant / HR

Wil je als Executive Assistant / HR-medewerker de rechterhand zijn van onze directie én bouwen aan een sterk team dat werkt aan het mooiste, multifunctionele vastgoedproject van Nederland? Voor ons kantoor aan de Zuidas in Amsterdam zijn wij op zoek naar een Executive Assistant / HR-medewerker.

Over LMTD
LMTD is een innovatieve projectontwikkelaar die de uitdagingen van de moderne stad vertaalt naar duurzame en inspirerende leef- en werkomgevingen. Vanuit ons kantoor aan de Zuidas werken we aan grootschalige gebiedsontwikkelingen en vastgoedprojecten waarin kwaliteit, architectuur en maatschappelijke meerwaarde centraal staan. Wij geloven dat juist binnen beperkte stedelijke ruimte de grootste kansen liggen om plekken te creëren die mensen verbinden en blijvende waarde toevoegen. Daarvoor werken we samen met toonaangevende nationale en internationale partners. Zo zijn we in opdracht van investeringsmaatschappij Victory Group verantwoordelijk voor de herontwikkeling van het voormalige ABN AMRO-complex tot Zudo: een levendig, multifunctioneel gebied aan de Zuidas. We zijn een klein, hecht team met een informele sfeer en korte lijnen, waarin iedereen zich verantwoordelijk voelt voor het geheel.

Jouw werkzaamheden:
• Pro-actief beheren van de agenda’s van de directie, plannen van afspraken en bewaken van prioriteiten en deadlines;
• Voorbereiden van vergaderingen en opvolgen van actiepunten;
• Organiseren van (internationale) reizen, inclusief vervoer en accommodatie;
• Verzorgen van (vertrouwelijke) correspondentie, presentaties en rapportages, en eerste aanspreekpunt voor relaties van de directie;
• Beheren en structureren van digitale documenten, correspondentie en dossiers, o.a. binnen Microsoft Teams en SharePoint;
• Coördineren van onze kantoorverhuizing in 2027, van planning en contact met leveranciers tot de inrichting van de nieuwe werkplek;
• Inwerken, begeleiden en coachen van onze junior officemanager, en samen zorgen dat kantoor- en teamzaken soepel verlopen;
• Eerste aanspreekpunt voor collega’s en directie bij alle HR-gerelateerde vragen;
• Coördineren van het wervings- en selectieproces, van het opstellen van vacatureteksten en het contact met recruitmentbureaus tot het plannen van gesprekken en begeleiden van kandidaten;
• Organiseren van de onboarding en offboarding van medewerkers;
• Verzorgen van de personeelsadministratie, waaronder arbeidsovereenkomsten, personeelsdossiers en verlof- en verzuimregistratie;
• Aanleveren van mutaties voor de salarisadministratie en onderhouden van contact met de salarisverwerker, arbodienst en pensioen- en verzekeringspartijen;
• Coördineren en bewaken van de jaarlijkse HR-cyclus, waaronder functionerings- en beoordelingsgesprekken, salarisrondes, persoonlijke ontwikkelplannen en de opvolging van gemaakte afspraken;
• Je adviseert de directie over ontwikkelingen in arbeidsrecht, arbeidsvoorwaarden en personeelsbeleid en vertaalt deze naar concrete voorstellen, zo nodig samen met externe specialisten;
• Actueel houden van het personeelshandboek en het HR-beleid en de bijbehorende procedures;
• Signaleren en doorvoeren van verbeteringen in HR- en kantoorprocessen;
• Organiseren van bijeenkomsten, evenementen en teamactiviteiten, en verzorgen van attenties en relatiegeschenken voor collega’s, klanten en partners.

Jouw rol:
Als Executive Assistant / HR-medewerker combineer je twee rollen. Je bent de rechterhand van de directie: je beheert agenda’s, bereidt overleggen voor en zorgt dat zij zich volledig kunnen richten op een van de meest omvangrijke stedelijke transformaties van Nederland. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de volledige HR-cyclus: van werving en onboarding, via ontwikkeling, beoordeling en verzuimbegeleiding, tot en met offboarding. Je denkt vooruit, houdt overzicht en bent discreet. Zo draag je direct bij aan een professionele organisatie waarin mensen zich thuis voelen en kunnen groeien. Je wacht niet af tot werkzaamheden worden gevraagd, maar ziet zelf wat er moet gebeuren en neemt initiatief. Binnen ons kleine team ben jij het vaste aanspreekpunt voor alles rondom HR en geef je het HR-beleid zelf vorm. Je werkt onze nieuwe junior officemanager in en begeleidt haar of hem in het vak. Ook speel je een centrale rol bij onze kantoorverhuizing in 2027.

Wie ben jij?
• Je bent een proactieve, dienstverlenende professional die vooruitdenkt en initiatief neemt. Je bent nauwkeurig, denkt in oplossingen en voelt je verantwoordelijk voor een professionele en goed georganiseerde organisatie;
• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding, bijvoorbeeld in bedrijfsvoering, bedrijfskunde, HRM of een vergelijkbare richting;
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als executive assistant of in een vergelijkbare managementondersteunende functie;
• Je hebt aantoonbare ervaring met HR-taken, zoals werving en selectie, onboarding, verzuimbegeleiding en personeelsadministratie;
• Je hebt kennis van personeelsadministratie, wervingsprocessen en de basis van het arbeidsrecht, of de ambitie om je hierin verder te ontwikkelen;
• Je beschikt over een goed ontwikkeld gevoel voor vertrouwelijkheid, integriteit en professionele verhoudingen. Je weet wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer afstemming met de directie noodzakelijk is;
• Je kunt goed prioriteiten stellen, schakelt makkelijk tussen verschillende taken en houdt overzicht als meerdere dingen tegelijk aandacht vragen;
• Je bent een stevige sparringpartner voor de directie en tegelijk een benaderbaar aanspreekpunt voor collega’s;
• Je vindt het leuk om kennis over te dragen en een junior collega te begeleiden in zijn of haar ontwikkeling;
• Je bent betrokken, stressbestendig, representatief en communicatief sterk;
• Je kunt uitstekend overweg met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel en PowerPoint); ervaring met een HR-systeem is een pré; • Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels;
• Je bent beschikbaar voor minimaal 4 dagen per week;
• Je werkt graag op kantoor; deze functie wordt volledig op locatie uitgevoerd.

Wat wij bieden:
• Een veelzijdige en zelfstandige functie op directieniveau binnen toonaangevende vastgoedprojecten van nationale betekenis;
• De ruimte om het HR-domein zelf vorm te geven en je professioneel en persoonlijk te ontwikkelen;
• Een inspirerende werkplek op de Zuidas, direct naast station Amsterdam Zuid en vlak bij de projecten zelf;
• Een jong en gedreven team dat samenwerkt en samen successen viert;
• Een dagelijkse (verzorgde) lunch met het team;
• Goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden.

Interesse?

Neem contact met ons op via potential@lmtd.space
We maken graag kennis met je.